Studio Legale Avv.ti Simonetta Ciufolini e Roberto Castellano - Via dei Condotti, 48/G Campagnano di Roma (Italia) c.a.p. 00063 Partita IVA 01677961003 - web-site: www.salvis-juribus.it
40. Per quanto tempo il fascicolo deve essere custodito dall'avvocato?
In linea generale (1) , i dati personali acquisiti debbono essere conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati.
Nella specie (2), atti e documenti attinenti all'oggetto della difesa o delle investigazioni difensive, una volta estinto il procedimento o il relativo rapporto di mandato, dal 1 Gennaio 2009 possono essere conservati, in originale o in copia e anche in formato elettronico, qualora risulti necessario in relazione a ipotizzabili altre esigenze difensive della parte assistita o del titolare del trattamento, ferma restando la loro utilizzazione in forma anonima per finalità scientifiche.
La verità è che, una volta, era questione di cortesia e tradizione custodire i fascicoli anche per lunghissimo tempo, per cui gli studi legali si facevano un vanto, per esempio, di "riscoprire" per gli eredi fascicoli relativi a controversie di Clienti ormai defunti.
La cosa, oltre che tornare talvolta vantaggiosa per il Pubblico, era anche utile per l'Avvocato, perchè i vecchi fascicoli erano spesso fonte di studio e giurisprudenza anche per i praticanti...oggi qualcuno ha voluto vedere nella cosa una sorta di potere occulto...invero, in tempi di continui cambiamenti dell'Ordine Giuridico, oggi attingere a vecchi processi può risultare addirittura fuorviante.
A norma dell'art. 2961 codice civile, gli avvocati sono esonerati dal rendere conto ai Clienti degli incartamenti relativi alle liti quando sono ormai trascorsi tre anni dal tempo in cui esse sono state decise o altrimenti terminate.
Per questi motivi, il nostro contratto di mandato tipico impegna il Cliente a ritirare il fascicolo non appena la pratica sia terminata, fermo restando l'impegno -da parte nostra - di renderlo quando il mandato sia esaurito, essendo ormai acquisito al nostro sistema giuridico (salvo cambiamenti futuri) il principio secondo cui il fascicolo (con quanto esso contiene) non è "di proprietà" del professionista, ma del Cliente che a suo tempo gli conferì l'incarico. Se il Cliente torna, quindi, deve portarsi dietro le sue vecchie carte (se servono ancora).
Cordiali saluti a tutti.
(Avv. Roberto Castellano)
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(1) Codice in materia di protezione di dati personali (D.Lgs. n. 196 del 9.7.2003), art. 11.
(2) Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali per svolgere investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria art. 4.(GU n. 275 del 24-11-2008).
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